Terug op kantoor steeds belangrijker

In deze blog vertellen we je precies hoe je het beste uit je kantoorruimtes haalt met de juiste indeling en producten. Er zijn namelijk verschillende hulpmiddelen beschikbaar om ruimtes optimaal te benutten en geschikt te maken voor samenwerking. Bedrijven kunnen tot 30% besparen op de kosten van vergaderruimtes door te investeren in flexibele en multifunctionele oplossingen. Dit zorgt niet alleen voor meer veelzijdigheid en kosten efficiëntie, maar verhoogt ook de algemene productiviteit. We lichten een aantal producten toe en vertellen je aan het einde iets meer over de moderne kantooromgeving.

Perfect voor kleinere vergaderruimtes

Zeker bij krappe kantoorruimtes is het uiterst belangrijk de ruimte goed in te delen, flipovers zijn ideaal in deze omgevingen. Ze zijn niet alleen compact en mobiel, maar je kunt ze ook gemakkelijk meenemen naar andere ruimtes. Bovendien kun je je aantekeningen en ideeën die op het papier zijn geschreven meenemen van de ene vergaderzaal naar de andere. 

Tip van Flip: Veel flipovers hebben zijarmen zodat je er vellen aan kunt hangen met behulp van magneten.

Onmisbaar in je kantoor

Whiteboards zijn niet weg te denken in de meeste kantoor en vergaderruimtes. Ze zijn handig om snelle ideeën te noteren maar ook weer uit te wissen. Whiteboards hebben een relatief groot schrijfoppervlak, ook zijn ze licht van gewicht en zo makkelijk te verplaatsen naar andere ruimtes. Whiteboards zijn perfect voor het weergeven van taken die nog gedaan moeten worden, belangrijke/relevante informatie en het noteren van hoofdpunten na een brainstorm sessie.

De ultieme alles in één oplossing

Multi Boards zijn de ultieme alles in één oplossing. Zo kun je het whiteboardoppervlak gebruiken voor snelle ideeën, het vloeroppervlak als prikbord en heb je de mogelijkheid je flipoverpapier of andere documenten op te hangen. Door voor een product met meerdere functies te kiezen vergroot je de kosten en ruimte efficiëntie. 

Vergaderen waar je maar wilt

Met de statische schrijfvellen zoals Magic Chart maak je van iedere ruimte een vergaderruimte. Doordat de folie statisch is, hecht het aan ieder vlak oppervlak en kun je deze dus gebruiken in welke ruimte je maar wilt. Zo kun je altijd en overal je notities, ideeën en aantekeningen noteren.

De moderne kantooromgeving

De wens naar meer efficiëntie wordt steeds groter nu meer mensen weer op kantoor gaan werken is het een van de belangrijkste eisen. Vergaderingen spelen een steeds grotere rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Vergaderingen brengen mensen samen om te overleggen, beslissingen te nemen en te plannen. De kosten van deze vergaderingen lopen vaak hoog op. Hierdoor is efficiëntie en productiviteit nog belangrijker. Hoe zorg je ervoor dat je de vergaderruimtes optimaal kunt gebruiken zonder dat dit ten koste van productiviteit en efficiëntie gaat? Wij geven je wat tips:

“Vermijd dubbele boekingen en spookvergaderingen”

Veel voorkomende problemen rond het boeken van een ruimte zijn dubbele boekingen en spookvergaderingen. Dit houdt in dat er of twee teams tegelijk staan gepland of er staat een afspraak die niet komt opdagen, waardoor de ruimte in deze tijd helemaal niet gebruikt wordt en dit is zonde. Dit kan worden opgelost door een reserveringssysteem. Dit systeem laat ook de teams die hebben geboekt hun boeking bevestigen, wanneer dit niet binnen een bepaalde is gedaan wordt de afspraak weer verwijderd en is de ruimte weer vrij voor anderen. 

“Stem de vergaderruimte af op het type meeting”

Ieder type vergadering vereist een ander type ruimte of faciliteiten. Door te kijken naar het type meeting en de benodigdheden hiervoor kan de perfecte ruimte worden gekozen en afgestemd. Dit zorgt voor optimale efficiëntie en productiviteit maar voorkomt ook overboeking of onderbezetting.

“Transparant gebruik van vergaderruimtes”

Het moet gemakkelijker zijn voor werknemers te zien in welke ruimte zij hoelang terecht kunnen. Dit is mogelijk door een digitaal reserveringssysteem waar in real time te zien is welke ruimte tot hoe laat beschikbaar is. Maar misschien nog beter is een fysiek reserveringssysteem buiten elke vergaderruimte. Zo kunnen bedrijven ook de behoefte aan korte ad hoc vergaderingen optimaal ondersteunen.

“Gebruik een gemakkelijk boekingssysteem om beschikbare ruimtes te vinden en te boeken”

De aanschaf van een boekingssysteem kan een game changer zijn, het optimaliseert het gebruik van vergaderruimtes. Een gebruiksvriendelijk boekingssysteem kan het proces van het vinden en reserveren van een beschikbare ruimte vereenvoudigen. Naast dat de werknemers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar een geschikte ruimte zal er ook een stuk minder frustratie zijn onderling. Met minder gevallen van verwarring en frustratie kunnen werknemers zich concentreren op hun taak en betere resultaten behalen tijdens vergaderingen. Dit zorgt uiteindelijk voor een hogere effectiviteit en productiviteit.